在外贸业务中，你是否经常收到客户发来的邮件："Could you please send me the Account Statement?"第一次遇到这种请求时，很多外贸新人可能会一头雾水——Account Statement到底是什么？该怎么制作？用什么工具最高效？今天，我们就来详细解答这些问题，并为你推荐一款专业的在线对账单制作工具。
一、国外客户要的Account Statement是什么意思？
1、Account Statement的定义
Account Statement，中文通常翻译为"对账单"或"账户报表"，是一份详细记录买卖双方在特定时间段内所有交易往来的财务文档。它清晰地展示了：
未结清的发票明细已付款的交易记录当前的应收/应付余额交易日期和金额付款到期日
简单来说，Account Statement就像是一份"交易流水账"，让客户一目了然地看到双方的财务往来情况。
2、为什么外贸客户需要Account Statement？
在国际贸易中，客户索要对账单主要有以下几个原因：
财务对账需求：大型企业通常有严格的财务管理制度，需要定期与供应商核对账目，确保双方记录一致。
付款审批流程：许多公司在付款前需要提交完整的对账单给财务部门审批，这是内部流程的必要环节。
税务合规要求：某些国家的税务规定要求企业保留完整的交易记录和对账单作为报税凭证。
预算管理：客户需要清楚了解与各供应商的未付款项，以便合理安排资金和预算。
3、Account Statement与Invoice的区别
很多人容易混淆对账单和发票，其实两者有明显区别：
Invoice（发票）：针对单笔交易，记录具体的商品/服务明细、单价、数量等Account Statement（对账单）：汇总多笔交易，展示整体的账户往来情况
如果说发票是"单次购物小票"，那么对账单就是"信用卡月度账单"。
二、如何快速制作并发送Account Statement？
选择一款合适的工具，可以大幅度提高自己的工作效率，Zoho Books进销存系统为外贸企业提供了极其便捷的对账单制作和发送功能。下面我们来看看具体操作步骤：
1、登录Zoho账户，进入Zoho Books系统
如果没有Zoho账户，您可以访问官网，注册一个。进入Zoho Books系统后，选择"客户"模块。
2、创建客户档案
首先，在Zoho Books系统中建立完整的客户信息档案，包括：
客户公司名称联系人信息邮箱地址付款条款币种设置
这些基础信息只需设置一次，后续所有交易都会自动关联。
3、生成Account Statement对账单
在Zoho进销存系统中生成对账单非常简单：
进入"客户"模块，选择需要发送对账单的客户点击"对账单"选项选择时间范围（如本月、本季度、或自定义日期）系统自动汇总该客户的所有交易记录预览对账单，确认信息无误
整个过程不超过1分钟，系统会自动计算所有未结余额和已付款项。
4、自定义对账单格式
Zoho进销存系统支持对账单的个性化定制：
添加公司Logo：提升品牌专业形象自定义颜色主题：符合企业VI标识选择显示内容：可选择显示或隐藏特定信息多语言支持：根据客户所在国家自动切换语言多币种显示：支持180+种货币
5、一键发送给客户
制作完成后，发送对账单更是简单：
邮件直接发送：在系统内直接发送邮件，自动附带PDF格式对账单自定义邮件内容：可编辑邮件正文，添加个性化问候批量发送：可同时向多个客户发送对账单发送记录追踪：系统记录发送时间和客户查.............
原文转载：https://fashion.shaoqun.com/a/2539047.html
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